Säätiön säännöt
Säätiön nimi ja kotipaikka
1 §
Säätiön nimi on Kotkaniemi-säätiö ja kotipaikka Luumäki.
Tarkoitus
2 §
Säätiön tarkoituksena on edistää ja tehdä tunnetuksi presidentti P. E. Svinhufvudin elämäntyötä ja laajemmin Suomen itsenäistymiseen liittyvää museotoimintaa Luumäellä.
Tarkoituksen toteuttaminen
3 §
Tarkoituksensa toteuttamiseksi säätiö voi ylläpitää Luumäen Kotkaniemessä presidentti P. E. Svinhufvudin elämäntyön ja laajemmin Suomen itsenäistymisen muistoa vaalivaa museota. Säätiö voi edistää ja tukea taloudellisesti Etelä-Karjalan matkailuhankkeita, jotka liittyvät säätiön tarkoituksen toteuttamiseen ja tähän liittyvän museotoiminnan harjoittamiseen. Säätiö voi harjoittaa tarkoituksensa toteuttamiseen liittyvää julkaisu- ja kustannustoimintaa.
Säädepääoma
4 §
Säätiön säädepääomaksi ovat sen perustajat Luumäen kunta ja P. E. Svinhufvudin muistosäätiö luovuttaneet kaksikymmentäviisituhatta (25.000) euroa. Säätiön varat on sijoitettava varmalla ja tuloa tuottavalla tavalla. Säätiö voi omistaa Kotkaniemen tilan joko suoraan tai kiinteistöyhtiön kautta sekä muita sen tarkoitusta palvelevia kiinteistöjä tai kiinteistöyhtiön osakkeita sekä muiden yhtiöiden osakkeita. Säätiö voi hakea julkisia avustuksia ja muuta rahoitusta tai tukea. Säätiöllä on oikeus ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja.
Säätiön toimielimet
5 §
Säätiön asioita hoitaa ja sitä edustaa hallitus, johon kuuluu puheenjohtaja ja viidestä kahdeksaan jäsentä, joiden kaikkien toimikausi on kolme vuotta. Kolmannes jäsenistä on vuosittain erovuorossa. Säätiöllä voi olla lisäksi neuvottelukunta, jolla ei ole päätösvaltaa.
6 §
Säätiön hallitukseen kuuluu puheenjohtaja sekä 5 – 8 jäsentä.
Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan kolmeksi vuodeksi kerrallaan.
Jäsenen hallitukseen nimeävät kolmeksi vuodeksi kerrallaan:
-Etelä-Karjalan liitto
-Lappeenrannan kaupunki (museot)
-Lappeenrannan-Lahden teknillinen yliopisto LUT
-Luumäen kunta
-P. E. Svinhufvudin muistosäätiö
-Svinhufvud af Qvalstad-sukuyhdistys.
Lisäksi Museovirastolla on oikeus nimittää hallituksen jäsen.
Hallitus voi lisäksi kutsua enintään kolmeksi vuodeksi kaksi muuta jäsentä.
Hallituksen toimikausi alkaa vuosikokouksen päättymisestä. Mikäli valitsijataho ei ole helmikuun loppuun mennessä valinnut jäsentä hallitukseen seuraavaksi toimikaudeksi, suorittaa valinnan säätiön hallitus. Jäsenen erotessa kesken toimikautensa nimeää asianomainen taho uuden jäsenen jäljellä olevaksi toimikaudeksi.
Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan kunkin vuoden ensimmäisessä kokouksessa.
Hallitus voi valita keskuudestaan työvaliokunnan hoitamaan toimintasuunnitelman ja talousarvion puitteissa juoksevia asioita.
Hallitus valitsee säätiölle asiamiehen ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Asiamies voi olla samalla hallituksen jäsen. Asiamies voi palkata määräaikaisia työntekijöitä hallituksen myöntämien valtuuksien puitteissa
Hallituksen kokous
7 §
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta. Hallitus on päätösvaltainen, kun saapuvilla on enemmän kuin puolet hallituksen kaikista jäsenistä. Kutsu hallituksen kokouksiin toimitetaan kirjallisesti tai sähköpostilla kullekin jäsenelle vähintään viisi päivää ennen kokousta. Muut tiedonannot hallituksen jäsenille toimitetaan samalla tavalla. Päätökset tehdään yksinkertaisella ääntenenemmistöllä, mikäli näistä säännöistä ei muuta johdu. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla, mutta muissa asioissa tulee päätökseksi se mielipide, johon kokouksen puheenjohtaja on yhtynyt. Hallituksen kokouksista on laadittava pöytäkirja, johon merkitään tehdyt päätökset ja tapahtuneet äänestykset. Pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja ja yksi hallituksen jäsen. Kaikki hallituksen läsnä olleet jäsenet tarkistavat pöytäkirjan sähköpostitse.
Hallituksen jäsenten palkkio
8 §
Hallituksen jäsenille saadaan maksaa tavanomainen kokouspalkkio ja tavanomainen palkkio säätiön hyväksi tehdystä muusta työstä. Hallitus päättää asiamiehen palkkion suuruudesta.
Vuosikokous
9 §
Hallitus kokoontuu vuosikokoukseen kunkin vuoden huhtikuun loppuun mennessä. Vuosikokouksessa on: 1) valittava hallituksen jäsenet, mikäli nimeävä taho ei ole niitä määräajassa nimennyt tai jos valitaan enintään kaksi muuta kuin 6 §:ssä mainittujen tahojen nimeämää jäsentä; 2) käsiteltävä ja hyväksyttävä hallituksen tilinpäätös ja toimintakertomus; 3) päätettävä talousarviosta kulumassa olevalle vuodelle; 4) määrättävä kokouspalkkion suuruus; 5) valittava tilintarkastaja ja varatilintarkastaja tarkastamaan kuluvan vuoden kirjanpitoa ja hallintoa; 6) valittava kolmivuosittain puheenjohtaja ja tarpeellinen määrä jäseniä säätiön neuvottelukuntaan.
Säätiön edustaminen
10 §
Säätiötä edustavat hallituksen puheenjohtaja yhdessä hallituksen muun jäsenen kanssa. Hallitus voi antaa nimetylle henkilölle oikeuden edustaa säätiötä yhdessä hallituksen puheenjohtajan kanssa.
Tilikausi ja tilintarkastus
11 §
Säätiön tilikausi on kalenterivuosi. Tilit ja hallituksen kertomus säätiön toiminnasta edellisenä vuonna on annettava kuukautta ennen vuosikokousta tilintarkastajalle, jonka on annettava kertomuksensa säätiön hallitukselle kaksi viikkoa ennen vuosikokousta. Mikäli tilintarkastuskertomus antaa aihetta on hallituksen kokoonnuttava kesäkuun aikana päättämään tilintarkastuksen aiheuttamista toimenpiteistä.
Vuosiselvitysten ja ilmoitusten tekeminen Patentti- ja rekisterihallitukselle
12 §
Tilinpäätös tase-erittelyineen, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus (vuosiselvitys) on ilmoitettava rekisteröitäviksi rekisteriviranomaiselle kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Ilmoitukseen on liitettävä jäljennökset mainituista asiakirjoista.
Hallituksen jäsenen ja nimenkirjoittajien vaihtumisesta on viivytyksettä tehtävä ilmoitus Patentti- ja rekisterihallituksen säätiörekisteriin.
Sääntöjen muuttaminen ja säätiön lakkauttaminen
13 §
Säätiön sääntöjä voidaan muuttaa, mikäli vähintään 2/3 hallituksen kaikista jäsenistä sitä kannattaa. Sääntömuutokselle on saatava Patentti- ja rekisterihallituksen vahvistus. Säätiön purkamisesta päätetään samassa järjestyksessä.
14 §
Jos säätiö puretaan tai lakkautetaan, käytetään säätiön varat säätiön hallituksen päättämällä tavalla sääntöjen 2 §:ssä mainittuun tarkoitukseen. Säätiön lopettaessa toimintansa luovutetaan säätiön museokokoelmat sellaiselle oikeuskelpoiselle yhteisölle, jonka hallinnassa museokokoelmien säilyminen museokokoelmina on turvattu.
